Cách sử dụng hàm SORT để sắp xếp dữ liệu trong Excel

Việc sắp xếp dữ liệu giúp bảng tính của bạn dễ đọc hơn và phân chia nội dung một cách có hệ thống hơn. Vì vậy, Tinhocanhduc sẽ chia sẻ với các bạn cách sắp xếp dữ liệu bằng chức năng sắp xếp trong Excel.

Excel là công cụ tối ưu để tương tác và trình bày dữ liệu. Dữ liệu của bạn càng dễ đọc thì khán giả của bạn càng dễ hiểu. Một cách để làm cho dữ liệu trong Excel dễ đọc hơn là sử dụng hàm SORT để sắp xếp lại chúng. Trong bài viết này, FPT Shop sẽ chia sẻ với bạn đọc hàm SOFT là gì và cách sử dụng nó trong Excel.

1. Mục đích của hàm SORT là gì?

SORT là một tính năng cốt lõi trong Excel. Chức năng SORT thực hiện là lấy một mảng dữ liệu và sắp xếp nó theo các tham số bạn cung cấp. Hàm này có thể sắp xếp cả cột và hàng, bạn có thể chỉ định cột hoặc hàng mà nó sẽ sắp xếp mảng. Cú pháp của hàm SORT như sau:

= sort (array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

Ở đó:

• Array: Mảng được sắp xếp bằng cách sử dụng hàm SORT.
• sort_index: Hàm sẽ sắp xếp dựa trên hàng hoặc cột này. Đây sẽ là một số duy nhất được tính từ đầu mảng.
• sort_order: Tham số xác định xem mảng được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần (1 cho thứ tự tăng dần, -1 cho thứ tự giảm dần).
• by_col: Cho biết cột hoặc hàng nên được sắp xếp. Đặt tham số này thành TRUE sẽ sắp xếp các cột được sử dụng cho các mảng ngang. Đặt tham số này thành FALSE sẽ sắp xếp các hàng được sử dụng trong mảng dọc.

Khi sử dụng hàm SORT, tham số bắt buộc duy nhất là mảng dữ liệu. Tất cả các tham số khác là tùy chọn, vì vậy bạn chỉ có thể sử dụng hàm sắp xếp trên mảng. Theo mặc định, hàm sẽ giả sử sort_index là 1, sort_order là 1 và by_col là FALSE.

2. Cách sử dụng hàm sắp xếp trong Excel

Trong bảng tính ví dụ này, chúng tôi lấy tổng điểm tích lũy của mỗi người chơi trong trò chơi trên bàn cờ. Trang tính này chứa hai bảng, một bảng dọc và một bảng ngang chứa tên các cầu thủ và điểm số của họ.

Mục đích là để sắp xếp bảng theo thứ tự giảm dần dựa trên điểm số. Người chơi có số điểm cao nhất sẽ đứng đầu bảng.

3. Sắp xếp các hàng bằng cách sử dụng hàm SORT.

Đầu tiên, chúng ta hãy sắp xếp bàn dọc. Trước khi bắt đầu, bạn phải thực hiện một số nghiên cứu về cách sắp xếp bảng. Mục đích là sắp xếp bảng (A2: B11) dựa trên các điểm (cột thứ hai từ bên trái). Bảng sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần và các hàng sẽ được sắp xếp theo thứ tự.

Đầu tiên, bạn cần chọn các ô mà bạn muốn đặt bảng đã sắp xếp mới. Trong ví dụ này, đây sẽ là ô D2. Trong thanh công thức, hãy nhập công thức sau:

= sort (A2: B11,2, -1, false)

Công thức này gọi hàm SORT và yêu cầu nó sắp xếp mảng A2: B11. Sau đó, nó sẽ sắp xếp mảng dựa trên cột thứ hai (2) và dữ liệu theo thứ tự giảm dần (-1). Cuối cùng, công thức hướng dẫn SORT sắp xếp các hàng vì tham số by_col được đặt thành FALSE.

Sau khi nhấn Enter, Excel sẽ tạo một bản sao được sắp xếp lại của mảng dữ liệu.

4. Sắp xếp một cột bằng cách sử dụng hàm SORT.

Tiếp theo, chúng ta sẽ sắp xếp bàn theo chiều ngang. Mục đích là sắp xếp bảng thứ hai (H1: Q2) dựa trên các điểm (hàng 2 từ trên xuống) và sắp xếp chúng theo thứ tự tăng dần.

Đầu tiên, hãy chọn các ô mà bạn muốn hiển thị bảng đã sắp xếp. Trong trường hợp này, đây sẽ là ô H6. Sau đó, chỉ cần nhập công thức sau vào thanh công thức:

= SORT (H1: Q2, 2, 1, TRUE)

Công thức này sử dụng hàm SORT để sắp xếp các mảng H1: Q2. Mảng được sắp xếp theo giá trị ở hàng thứ hai (2) và tăng dần (1). Vì mảng nằm ngang, các cột được sắp xếp lại. Do đó, by_col sẽ được đặt thành TRUE.

Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn Enter để Excel sắp xếp lại mảng dữ liệu theo chiều ngang thành một trang tính mới.

Nếu bạn muốn sắp xếp bảng theo ngày mà không cần tạo bản sao mới, bạn có thể sử dụng công cụ sắp xếp và lọc trong Excel. Bằng cách này, bạn không cần sử dụng bất kỳ chức năng nào và các thay đổi sẽ được áp dụng trực tiếp vào bảng tính ban đầu.

Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng hàm SORT để sắp xếp một mảng trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ thủ thuật nào liên quan đến việc sắp xếp dữ liệu trong bảng tính, bạn có thể chia sẻ bằng cách bình luận bên dưới bài viết này.